緊急度は低いが重要度の高いことをやるコツ

 

よく聞く時間管理マトリックス

今日は二十四節気では小雪。

あっという間に1年も終わりに近づいていて、今年のTO DOリストを見返して焦っている方もいるかもしれません。

TO DO管理といえば、タスクの優先順位を、緊急度と重要度で考える「時間管理マトリックス」の図は皆さんよく見たことがあると思います。

こんな感じで検索するとたくさんでてきます。
↓
https://goo.gl/wM7wY6

緊急度の高低、重要度の高低のそれぞれがクロスする領域を以下のように4象限に区切って、今あるタスクが1〜4のどれに当てはまるか振り分けた上で優先順位をつけていく・・・みたいなことですよね。

 

1.緊急度が高く、重要度も高いこと

2.緊急度は低いが、重要度は高いこと

3.緊急度は高いが、重要度は低いこと

4.緊急度が低く、重要度も低いこと

 

で、それぞれの対処法として、

 

1.緊急度が高く、重要度も高いこと　→すぐやる

2.緊急度は低いが、重要度は高いこと　→後回しにしがちだが一番大事

3.緊急度は高いが、重要度は低いこと　→人にやってもらう

4.緊急度が低く、重要度も低いこと　→そもそもやらなくていいように取り計らう

 

なんて言われます。

 

なぜ重要なことができずに時間が経ってしまうのか

そう、大切なのは「2.緊急度は低いが、重要度は高いこと」。

例えば、健康のために運動するとか、英会話のスキルアップとか、チームワーク作りであるとか・・・

時間ができた時にまとめてやっても効果が期待できないものがこのゾーンに当てはまります。

 

でも、「後回しにしがちだが一番大事」なのは分かっていても、それをどうやったらこなせるか分からないから困るわけですよね。

なぜ難しいかというと、この2番のタスクというのは、決して向こうからはやってこないからです。

例えば、翌日使うミーティングの資料づくりとか、

もし放って置いたとしても、「あれどうなりました？」って誰かがつついてくれたりします。

 

でも、運動しなくちゃ、でも今日は無理・・・と放っておいたとしても誰にも咎められることはなく、平和に1日は過ぎていく・・・

やれば良かったと思うのは、健康診断の結果が悪かった時だけなど、かなりの時間を置いて後悔がやってくるだけなので、

結果後回しになっちゃうわけです。

 

緊急度は低いが重要度は高いことを後回しにしないために

では、「2.緊急度は低いが、重要度は高いこと」をきちんとやるためにはどうしたらいいか。

そのキーポイントは「ルーティン化と細分化」です。

 

つい、2のタスクは、緊急度が低いので、「今度の休みにまとめてやろうかな」などと、“時間ができたら”やろうとしてしまいます。

でも、そうではなく、決められた時間に帯番組のように毎日ルーティンとしてやってしまうんです。

また、もし1タスク終了するのに1時間くらいかかる事だとすると、そんな1時間という大きな時間が空くことはなかなか無いので、ズルズル日が過ぎてしまいますよね。

なので、たとえ1タスク1時間かかることでも、10分とか、15分という短い時間に細分化して毎日行います。

 

「緊急度が低いんだから、毎日やらなくていいのでは？」と思うかもしれませんが、

この毎日というのがポイントです。

人には、慣性の法則があるので、一度習慣になれば、重い腰を起こしてやらなくちゃ・・・とエネルギーを使わなくても、自動運転で体が勝手にやってくれます。やらなくては気持ち悪いくらいになります。

この自動運転が発動するには、週1回とか、週3回とかではダメで、毎日同じ条件でやることが大事なんです。

週1やるより毎日やる方が、気持ちの上での面倒くささが劇的に楽なんですよね。

そして、毎日やるためにも、長い時間だとスケジュールに組み込みにくいので、10〜15分の単位に細分化した方がよいんですね。

 

でも、「毎日できないから後回しになってるんじゃん！」と感じるかもしれません。

習慣になって、自動運転化されれば、頑張ってやる事もなくなるのですが、やはり、それまでは意識的にやらなくてはいけないので、始めは大変でしょう。

でも、それをより簡単にするのが、「既に習慣化されている事の直後にルーティンを組み込む」ことです。

例えば、朝に歯を磨くとか、寝る前にお風呂に入るとか、毎日必ず同じような時間にやってることって既にあると思うのです。

その直後に、新しくルーティン化したいタスクを組み込むと、その習慣と連動して、新ルーティンのアクションも条件反射で促されるので、比較的習慣化が楽になります。

 

今年は緊急なことに追われて重要なことができなかった、という方は是非お試しください♪

 

でも、このルーティン以外は、時に優先順位など考えずに、一番燃えることを一番燃える瞬間にやることも大事・・・と感じています！特に人と一緒にやることは。

 

●オートクチュール・フラワーブランド「装花TOKYO」

「装花TOKYO」は、店舗を持たないアトリエスタイルのオートクチュール・フラワーブランドです。命ある生花のみを使い、特別なシーンのフラワースタイリングをオーダーメイドでご提供しています。

●オーダー内容

商品ディスプレイや撮影用プロップ、プロモーションイベントのフォトブース作りなど、特別なシーンにおいて、草花が持つ命のインパクトと視覚的魅力を活かした空間づくりをサポートしています。

・オーダーメニュー　【定期装花/撮影のフラワースタイリング/イベント装花/お祝い花など】
・作品ギャラリー
・装花TOKYO　フラワーデザイナー 杉山香林について
・お問い合わせ・ご相談

■instagram
http://instagram.com/karin_sugiyama

■Facebookページ
http://facebook.com/sokatokyo